Saviez-vous qu’un cadre français moyen va passer 16 ans de sa vie en réunion ? Je sais, ça fait beaucoup ! Surtout quand on sait que nombre de réunions auxquelles un salarié assiste sont considérées comme parfaitement inutiles. Je suis sûre que vous aussi, dans votre vie professionnelle, vous avez participé à des réunions où vous ne saviez pas ce que vous faisiez là, ni pourquoi. Au bureau, la réunionite aiguë est le mal du siècle. Mais en quoi est-ce un problème ? Et comment l’éviter ? Je vous partage dans cet article 8 conseils pour éviter les réunions intempestives…
Le phénomène de la Réunionite Aiguë : le mal du siècle ?
Les réunions de travail font partie d’une stratégie essentielle à la réussite d’une entreprise. En effet, elles favorisent le travail collaboratif, elles permettent aux employés de se sentir plus impliqués dans l’entreprise et elles facilitent également la prise de décision.
Toutefois, en tant que salarié, vous avez forcément déjà assisté à une réunion où vous vous êtes demandé : « Qu’est-ce que je fais là ? ». Il n’y avait pas d’ordre du jour. Rien n’était clair et soyons honnêtes, vous aviez simplement l’impression de perdre votre temps. On estime que les salariés auraient aimé fuir au moins 30% des réunions auxquelles ils ont été conviés.
Au sein des entreprises, c’est un phénomène très courant : les réunions s’enchaînent et à force, elles empêchent le personnel d’être actif et productif ailleurs.
Selon une étude récente d’OpinionWay, un salarié français passerait environ 4 heures et demie en réunion par semaine. C’est plus de 8 heures pour une autre source… Pourtant, seulement une réunion sur 2 serait jugée productive. Et 26% des personnes ne voient pas la nécessité de leur présence en réunion. Aïe…
Réunionite Aiguë : Quand les réunions deviennent un problème….
Pourquoi la Réunionite Aiguë est-elle un problème ? Tout d’abord, car elle fait perdre de l’argent aux entreprises. En effet, si on multiplie le taux horaire par le nombre de participants à toutes ces réunions hebdomadaires, il faut dire que la réunionite aiguë coûte très cher. En effet, selon Les Echos, on estime que ce phénomène ferait perdre environ 25 000 dollars par an et par employé… Une coquette somme !
Eh oui, le vrai problème de la réunionite aiguë, c’est qu’elle fait perdre en productivité. Car, lorsque les salariés sont en réunion, ils ne sont pas actifs sur d’autres tâches. Ainsi, ils produisent moins de travail ce qui entraîne ces coûts importants. Les réunions intempestives font perdre du temps à l’ensemble de l’équipe et peut aussi entraîner des retards dans l’atteinte des objectifs ou la réalisation des projets clients.
Mais, globalement, ce phénomène a également d’autres conséquences : un personnel moins impliqué, lassé, qui se sent démotivé. De plus, les réunions inutiles provoquent de la frustration de la part des employés et affectent généralement leur motivation au travail. Enfin, ces réunions peuvent entraîner une surcharge d’informations, ce qui complique la prise en compte des éléments discutés en réunion.
Mais si vous êtes ici, c’est sans doute que vous avez l’intention de vous en débarrasser. Alors voici 8 conseils pour vous y aider !
1. Définir un objectif clair pour chaque réunion
Une bonne réunion encourage la motivation et l’engagement des équipes. C’est un bon moyen de partager des idées. Mais, certaines réunions deviennent inutiles, notamment :
- quand elles ne sont pas bien définies
- quand on y a convié trop de personnel
- ou quand elles sont trop longues.
Pour éviter la réunionite aiguë qui perturbe la productivité et la rentabilité de l’entreprise, il est important de rendre les réunions plus pertinentes et engageantes. Pour cela, la première chose à faire est de réfléchir à un ordre du jour? Avant même de lancer une réunion, demandez-vous toujours :
- Quel est l’objectif de cette réunion ? : cette question permettra de se concentrer sur un seul sujet.
- Pourquoi est-ce que je fais une réunion ? : il y a peut être un autre moyen de partager une information ou de discuter d’un sujet. Cette question vous permettra de vous en assurer.
Pour rappel, l’ordre du jour doit être concis et simple à comprendre.
2. Préparer sa réunion pour éviter la réunionite aiguë
Ensuite, le succès d’une réunion réside dans sa préparation. L’organisateur et parfois même les participants doivent s’y préparer. Mais pour cela, encore faut-il être au courant… Ainsi, lorsque vous imaginez votre réunion, identifiez si un travail est à effectuer avant par votre personnel et informez-le en.
Eh oui, il est inutile de discuter de l’avancement d’un projet en réunion, s’il vous confie qu’en fait il n’a pas eu le temps de le démarrer car il était pris ailleurs (par une réunion ?). Faites en sorte de toujours discuter de l’intérêt de la réunion avant le jour J.
Enfin, de manière générale, gardez en tête que chaque participant doit pouvoir anticiper la réunion, afin de s’y préparer.
3. Identifier si la réunion est indispensable
Quel est vraiment l’objectif de votre réunion ? Par exemple, si c’est « d’informer votre personnel », demandez-vous si un email ne pourrait pas suffire. Dans tous les cas, il existe peut-être un autre moyen plus concis et moins coûteux pour informer les membres de votre équipe.
Parfois, vous pensez qu’il est essentiel de rassembler votre personnel, alors que ce n’est pas forcément le cas. Pour éviter la réunionite aiguë, il est donc toujours bon de se demander si la réunion est vraiment indispensable.
4. Prendre une décision ensemble, ça se prépare !
Si vous animez une réunion afin de prendre une décision pour le développement de l’entreprise, il va falloir réfléchir en amont. Comment allez-vous organiser la réunion afin que la décision puisse être prise ensemble ? Qui doit être présent ? Y a-t-il des choses à préparer ? Comment est-ce que vous allez organiser cette rencontre pour parvenir à la décision ? Tout ça n’est pas évident à mettre en place et doit être réfléchi.
5. S’assurer que tout le monde a compris
Si votre réunion sert à partager un message, il faudra ensuite s’assurer qu’il a bien été compris par tous. Ainsi, vous devrez réfléchir à « comment valider que les gens ont compris le message » ? Par exemple, il peut être utile de fournir un compte rendu de réunion aux participants afin de s’assurer que le message a été clair et entendu, et qu’il ne sera pas déformé par la suite. Dans ce cas, il faudra aussi se demander sous quel livrable est-ce que cela se fait ?
6. Avoir un bon ciblage pour éviter la réunionite aiguë
Avant chaque réunion, vous devrez réfléchir au nombre de participants et s’ils sont tous indispensables. Demandez-vous notamment :
- Une personne doit-elle prendre la parole ou présenter un travail spécifique ?
- Le manager de cette personne a-t-il une annonce importante à faire qui doit être connue de tous ?
- Y a-t-il un autre moyen de présenter les informations échangées lors de cette réunion (avec un compte rendu par exemple) ?
7. S’assurer d’avoir confiance en soi
Le manager est un leader pour l’équipe de travail. Bien souvent, il joue un rôle essentiel dans la prise de décision. Mais, lorsqu’il débute notamment, il peut souffrir d’un manque de confiance en lui qui le contraint à organiser des réunions intempestives. En effet, ceci lui permet de le rassurer ou de confirmer ses prises de décision.
En tant que facilitatrice en entreprise à Lille, je mets toujours à l’honneur le management collaboratif car c’est un excellent moyen de renforcer le travail d’équipe. Pour autant, mal solliciter ses collaborateurs, le faire trop souvent ou encore de la mauvaise manière entraîne au final un risque pour la productivité du groupe. La meilleure chose à faire pour éviter la réunionite aiguë sera donc parfois simplement de prendre confiance en soi en tant que manager.
8. Bien orchestrer la réunion
Parfois, c’est la gestion du temps qui pose problème chez les organisateurs de ces réunions intempestives. En effet, animer une réunion semble assez simple. Et pourtant cela demande de l’organisation. Il faut un bon équilibre du temps de parole entre tous. Certains interlocuteurs ont tendance à monopoliser la parole. Des débats et des conflits peuvent se créer. On peut tout à coup dévier du sujet central… Et là, difficile de s’en sortir ! C’est là qu’intervient un facilitateur en intelligence collective. Il saura exactement comment reprendre le contrôle de la réunion et équilibrer tout ça. Ainsi, si vous avez une réunion importante ou un séminaire à animer à Lille ou ailleurs en France, je vous invite à en discuter avec moi.
En résumé : comment lutter contre la réunionite aiguë ?
- Pour vous assurer que votre prochaine réunion sera vraiment utile à vos collaborateurs, demandez vous déjà l’ordre du jour. Il doit être simple et concis.
- Demandez-vous ensuite : est-ce que j’ai vraiment besoin de faire une réunion pour ça ?
- Ensuite, il faut s’intéresser aux participants. Qui est essentiel à la réunion et qui ne l’est pas. Pour cela, j’utilise la matrice RACI : Responsable, Acteur du Projet, Informé du Projet, Concerné par le Projet. Dans votre entreprise, il existe des responsables, des acteurs, des personnes à informer, des personnes concernées. Toutes n’ont pas besoin d’être présentes en réunion. Certaines peuvent être tenues au courant d’une façon plus informelle.
- Par ailleurs, avant la réunion, il faudra se demander s’il y a des pré-requis. Avez-vous quelque chose à préparer ? Un autre membre du personnel a t-il quelque chose à préparer ? Si oui, tenez votre personnel informé pour qu’il puisse l’anticiper au mieux.
- De plus, lorsqu’on vous allez informer le personnel de la réunion, vous devrez être clair. Il faudra indiquer clairement le lieu, la salle, l’heure, ce qui est attendu comme pré-requis.
- Enfin, comment allez-vous vous assurer que l’objectif de la réunion sera atteint ? Demandez-vous avec quoi vous voulez ressortir et/ou comment allez-vous vous assurer que l’information a bien été entendue et comprise.
Tout ceci devrait vous aider à éviter la réunionite aiguë qui nuit à vos employés et à votre entreprise.
Finalement, en tant que facilitatrice en entreprise à Lille, mettre en oeuvre l’intelligence collective est mon leitmotiv. Néanmoins, faire appel à tous les membres du personnel pour toutes sortes de raisons peut mener au piège de la « surcharge collaborative » et être plus néfaste que positif. Ainsi, j’espère que cet article vous aura aidé à réévaluer la pertinence de vos réunions et vous aura donné des conseils pour lutter contre le fléau de la réunionite aiguë. Et si vous voulez rendre vos réunions vraiment impactantes, n’hésitez pas à me contacter pour en savoir plus sur mes services.
